絶対避けたい相手の時間を奪う仕事の仕方

会議風景
男のつぶやき
あの人と一緒に仕事すると、余計な仕事が増えるから苦手なんだよね~

一緒に仕事をしていて働きやすい人働きづらい人っていますよね。この違いは、相手が仕事をしやすいように相手の立場にたった配慮ができているかどうかです。

配慮があればスムーズに仕事が進むので、一人で仕事するよりも大きな仕事ができいるようになります。

逆に、配慮なしに自分勝手に仕事を進めていくと、相手に取っては本来する必要のない余計な仕事が増える可能性があります。結果として相手の時間を時間をどんどん奪うことに。

今回は相手の時間を奪う働き方を深掘りします。

進捗確認されることは相手の時間を奪っている

「〇〇さん、□□ってどうなってる?」

仕事をしているとこういった状況は割と多いと思います。けれども、進捗確認をされるということは気づかないうちに相手の時間を奪っている可能性があります。

仕事を任せる側からすると次の3つの理由で仕事を振ります。

  1. <タスクの分散>仕事を振ることで自分の仕事の負担を減らしてより重要な仕事をする
  2. <能力の発揮>その人にしかできない仕事を依頼している
  3. <教育>仕事を通して経験を積んでもらって成長してもらう

この中の<タスクの分散>を目的に仕事を振られている場合、進捗確認されるということは時間を奪っていることになります。

どうしてかというと、「あれってどうなってる?」「問題なく進んでる?」」といった進捗確認は、確認自体に時間を使うことになりますし、進捗を気にかけておく必要があるからです。

自分の負担を減らそうと思って仕事を振っているので、理想としては進捗確認をしなくても期日までに完璧な状態で成果物が出てくるのが最高の状態ですよね。

もしくは、タイミングよく進捗報告があがってくるであったり、確認をしなくても仕事が滞りなく進んでいるといった状態であってほしいわけです。

もし、仕事を任せられたときは、「確認される前に提出する」「確認が必要ないほど信用されている」「自発的に先手を打って報告を上げる」といったようになっているとスムーズに仕事が進みます。

セルフマネジメントできないのは相手の時間を奪っている

セルフマネジメント、すなわち自己管理ができないのは相手の時間を奪っています。

ここでのセルフマネジメントというは次の3つです。

  • メンタルのコントロール
  • モチベーションのコントロール
  • 目標達成のスキル

例えば、イチロー選手ようなプロフェッショナルだと、セルフマネジメントができているので手がかからないですよね。必要以上にマネジメントしなくても淡々と成果を出してくれそうです。自立した人材には時間を使わなくていいわけです。

逆に、新入社員だと、結果が出ないとすぐに落ち込みますし、仕事によってモチベーションは左右されますし、目標達成能力が低いので何かとマネジメントする必要があります。教育するために時間を使う必要があるわけですね。

人材は人財と言われるように、人を育てることは組織の最重要事項のうちの1つ。

いかに部下のやる気を引き出すかは上司の手腕ではありますが、いつまでもセルフマネジメントができない人材ばかりだと、時間がいくらあっても足りません。

  • 営業成績が伸びないとメンタルが落ちてしまう…
  • 仕事に代わり映えがしなくてモチベーションが上がらない…
  • そんなに高くない目標なのに、達成できたりできなかったりして成績にムラがある…

上司はこういったところをケアするのも仕事ではありますが、いつまで経ってもこの状態だと延々と時間を投下し続ける必要が出てきます。

セルフマネジメントできないと相手の時間を奪っていることになります。

モチベーションについては次の記事にまとめているので興味のある方はご覧ください。

仕事にモチベーションなんて必要ない!

2018.03.21

丸投げは相手の時間を奪っている

最もやってはいけないのが仕事の丸投げ。

引き継ぎを十分にしないで「後はお願いします!」といった丸投げは、必要以上に相手の時間を奪うことになります。

丸投げしている本人は楽かもしれませんが、されたほうはたまったものではありませんよね。

丸投げされて、途中から仕事を渡されると、状況確認から必要になってきます。一から状況を確認していると、仕事に取り掛かるまでに既に一仕事することに。

途中で仕事を引き渡す場合は、仕事の概要、進行状況、今抱えている課題、今後発生するであろう課題など、引き継ぐほうがスムーズに取り掛かれる状態にして引き渡すことが大事です。

特にプロジェクトから離れるときや転職するときなど自分が離れる必要があるときは、ドキュメントの作成を含めて相当丁寧に引き継ぎをしておかないと、残されたメンバーは後々大変な目にあうことになります。

「辞めるからもう関係ないや」といって適当に引き継ぎをして出ていくのだけは避けたいですよね。

まとめ

今回は、相手の時間を奪う仕事の仕方について深掘りしました。

上司や部下に関わらず、お互いが効率的に仕事をするためには、相手が仕事をしやすくするための配慮が必要です。

チームメンバー全員が、お互いのことを考えながら仕事をしたら、クリエイティブなことに割ける時間はもっと増えて生産性が上がりますし、何より気持ちよく仕事ができますよね。

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