仕事をしていると指示を出したり受けたりしながら進めていきますが、次の動きが明確な指示もあれば、受ける側が追加で確認するような指示もあったりします。
その差は何かと言うと「具体性」
具体性のある指示は、双方にとって認識のズレもなくスムーズに仕事を進められますが、具体性のない指示はお互いがストレスを抱えるものになります。
今回は、指示を明確にすることについてです。
相反する内容の指示は出さない
指示は明確に出す。
当たり前のようで実際には矛盾を抱えたような指示が出されていることがあります。
例えるなら「走りながら歩け！」といったように、指示を受けたほうからすると混乱するような内容の指示です。
こういった指示を受けた部下はだいたい次の２つのどちらかの行動を取ります。
１．中途半端に走る
２．困惑して立ち止まってしまう
割り切って走ったり歩いたりするような行動を取るのではなく、多くの場合は中途半端な行動を取るように。
そんな無茶な指示は出していないと思うかもしれませんが、無意識で出している場合があります。
例えば、「自社の利益の最大化」と「顧客第一主義」といったある意味矛盾するような内容を含む指示を出していたりします。
出す側は、指示を受けるほうが次の動き方が明確になるような指示を出す必要があります。
ポイントは5W1H
指示のポイントは5W1H。
5W1Hというのは下記の頭文字をとった略称です。
When：いつ
Where：どこで
Who：だれが
What：なにを
Why：なぜ
How：どのようにして
指示に5W1Hを含めると具体性が格段に上がります。
特に大事なのが「When：いつ」
仕事が忙しくなってくると「なる早で！」といった指示が出されることがありますが、全く具体的ではありませんよね。
「なるべく早く」と言われても、受ける側からすると抱えている仕事の量によって出せるタイミングが変わってきます。
しかも複数人から「なる早」で指示を受けていたら本当に期限が迫っている仕事がどれなのか判断できないですよね。
指示はお互いの認識のズレが起きないようにすることがポイントです。
曖昧な指示に混乱する部下とイラつく上司
仕事は楽しくやりたいもの。
そのためにも指示は明確である必要があります。
指示が曖昧だとどうなるか？
部下からすると動き方が中途半端になったりオーバースペックな成果物を出すことになったりと、混乱の原因になります。
指示が曖昧なために取り掛かりが遅くなったり、残業して念入りに仕上げた資料が実は簡易的なものでよかったとなったらやるせないですよね。
上司からすると、指示を出したのに中途半端な成果物が出てきたり、「なる早で！」と指示したのに一向に上がってこなくてイラつくことにも。
指示が明確であればこういった不要ないざこざが職場から一掃されます。
まとめ
今回は、指示を明確にすることについてでした。
仕事は一人でするものではなく、周囲との関わりの中でするもの。
必ず指示のやり取りが発生します。
その指示が明確であれば不要なトラブルもなく仕事は進みますが、不明確な指示であれば双方にとってストレスの原因になり仕事も滞ってしまいます。
仕事そのものの難易度で仕事の遂行が難しい場合はありますが、指示の出し方でトラブルが発生するのは避けたいですよね。
5W1Hを使って指示は明確に。
指示を出す側も受ける側も認識のズレがないようにすることが大切です。