【時間効率アップ】忙しくて時間がなくなる2つの原因と対処方法

忙しく行き交う人々
男のつぶやき
いろいろやりたいことはあるんだけど、時間が足りない…

時間っていくらあっても足りないですよね。あればあるだけ使ってしまうのが時間です。

時間がなくて仕事に追われたことや、休日にやりたいと思っていたことも結局全てはできなかったという経験は誰にでもあるのではないでしょうか?

けれども、毎日の積み重ねが人生。人生をより良く生きるためには時間と上手に付き合う必要があります。

今回は、「時間がなくなってしまう原因と対処法」と「時間効率を上げるテクニック」を紹介します。

時間が足りなくなる2つの原因と対処法

ミーティング

時間が足りない!となってしまうのには次の2つが原因です。

  1. 物理的に時間が足りない(量の問題)
  2. 生産性が低い(質の問題)

それぞれ見ていきます。

1.物理的に時間が足りない(量の問題)

どんなに偉い人であっても庶民であっても、誰にでも平等に与えられているのが一日24時間という時間です。

この24時間を色んな作業に振り分けて私たちは生活しています。ただし一日は24時間しかないので振り分けられる時間には限界があるわけで、やりたいことに対してその振り分けた時間では物理的に足りないという状況が出てきます。

この物理的に足りない時間の問題を対処する方法として次のようなものが考えられます。

対処法1.優先順位をつける

やりたいこと全てをやろうとすると、どうしても時間がなくなってしまいます。そういったときは次の3つのステップで対処します。

  1. やりたいことをリストアップする
  2. 優先順位をつける
  3. 優先順位の高いものから実行する

全部をやろうとするから中途半端になってしまうわけで、優先度の高いものから実行していきます。

対処法2.やらないことを決める

一週間ほど毎日24時間のログを取ってみるとよくわかるのですが、結構な割合でやらなくてもいいことをやっています。

そういったやらなくていいことを「やらないと決める」と、そこに費やしていた時間を他の本当にやりたいことに使えるようになります。

限られた時間の中で、あれもやりたいこれもやりたいと欲張るとパンクしてしまうので、やらないことを決めて、やったほうがいいことのために時間を確保することが大切です。

私の場合はテレビを見る必要はないと思いました。特にバラエティ番組は、見ているときは面白いですが、実際のところは惰性で見ていることが多かったです。

テレビの時間が無駄だと思ったので、家でテレビを見ないことを決めて、家のテレビは処分しました。

対処法3.スキマ時間を使う

時間不足の解決策としてかなり使えるのがスキマ時間を有効活用することです。

仕事や生活の合間の一日のスキマ時間も、合計したら2~3時間ぐらいになるのではないでしょうか。電車に乗っている時間やトイレに入っている時間など、意識したら一日の中にスキマ時間は結構見つかります。

私の場合、スキマ時間を使って読書をしています。

対処法4.思い立ったら即行動

腰が重くてなかなか作業に取り掛かかれないことってないですか?「やるの面倒だな~」と思っている間に時間がどんどん過ぎていくことってあると思います。

そういったときは「まずは取り掛かる」ことが大事。。取り掛かるまでが大変で、一度取り掛かってしまえば結構勢いでできるものです。

やる気がでないときに即行動することについては次の記事に詳しくまとめているので、興味があればご覧ください。

やる気スイッチをオンにするには「5秒」と「5分」がポイント

2018.09.08

対処法5.全部を完璧にやろうとしない

ついつい必要以上に完成度を高めてしまうときがあります。特に気分が乗っているときは完璧に仕上げたくなります。

8~9割ぐらいまでは割と短時間でできても、そこから完璧に仕上げようとすると想定していたよりも時間がかかるといったことってありますよね。

どのレベルまで仕上げる必要があるかを見極めることが大切で、全部が全部、完璧にやっていると時間がいくらあっても足りません。

対処法6.全部一人でやろうとしない

ついつい自分一人で頑張ってしまうことがあると思いますが、人に依頼することも1つの方法です。

一人で1時間かかる作業も二人でやれば30分で完了します。もしくはその作業を全て依頼してしまって、自分は他の作業をするという選択肢もありますよね。

2.生産性が低い(質の問題)

単位時間あたりの生産性が低いということも時間がたりなくなる原因の1つです。

1時間で50ページしか本を読めないよりも、100ページ読めるほうが生産性が高いわけです。

生産性を高めるには次のようなものが考えられます。

対処法1.朝の時間を大切にする

一日の中で生産性が高いのは朝の時間帯。朝の時間を有効に利用することで生産性を高めることができます。

睡眠を取ることで記憶の整理と定着が行われます。つまりは寝ると頭がスッキリするということ。

そういった状態で作業をする朝の時間帯は生産性が高まるわけです。

対処法2.類似の仕事をまとめる

仕事の内容や場所など、まとめられるものはまとめてしまったほうが生産性が高まります。

細切れの作業時間よりも、まとまった時間のほうが集中力は高まりますよね。仕事も分断して色んな時間に分けてやるよりも、まとめて一気にやってしまったほうがはかどります。

打ち合わせの場所なども、あっち行ってこっち行ってしていたら移動するだけで時間を使ってしまいますよね。スケジューリングして、できるだけ移動時間は減らすようにすると生産性も上がります。

対処法3.一つ一つを確実に終わらせる

中途半端な状態で放置していいると意識が散漫になってしまいます。

「あれってどうなってるんだっけ?」「これもそろそろ仕上げないと…」

こういった中途半端なものをたくさん抱えていると頭の中も複雑になってしまいますよね。一つ一つをちゃんと終わらせると頭の中もスッキリします。

対処法4.集中する

今やどんどん情報が飛び込んでくる時代になりました。イチイチ情報に飛びついていると集中が途切れてしまいます。

そして集中が途切れる最たる原因がスマホ。ついつい見てしまうことってないですか?TwitterなどのSNSにハマっている人もいると思います。

用もないのについついSNSを開いてしまうといった場合は、スマホを手の届かないところに置くというのも1つの方法です。

対処法5.時間割をつくる

ルーチンの仕事をしている人に有効なのが時間割を作るというもの。

学生の頃に時間割ってあったと思いますが、この時間割を使った時間管理は生産性を高めるためにかなり使えます。時間割を使うメリットは次の2つです。

  • コンスタントに結果を出すことができる
  • 締切効果を使えるので生産性を高められる

決まった時間だけ作業に取り組むことになるので、安定した結果を出すことができるようなります。また、終わりの時間が決まっているので締切効果が働きます。決められた時間までに終わらせる必要があるので生産性が高まるわけですね。

対処法6.時間を天引きしてスケジューリングする

あらかじめ時間を区切って時間を確保してしまう方法で、パーキンソンの法則を利用したものです。

パーキンソンの法則は、1958年、英国の歴史学者・政治学者シリル・ノースコート・パーキンソンが提唱しました。

第1法則
仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する

第2法則
支出の額は、収入の額に達するまで膨張する

引用:wikipedia

つまり、時間もお金も、あればあるだけ使ってしまうということで、給料日前には毎回必ず金欠になっている人はパーキンソンの法則が当てはまっています。

「欲しいもの」や「やりたいこと」のためにお金をどんどん使ってしまって給料日の前に食費などで調整するといった具合に、稼いだ給料の額まで支出が膨らんでいるわけですね。

あればあるだけ使っているわけですが、給料から一定額を天引きすると、残ったお金でなんとか生活できたりします。

この傾向は時間にも当てはまります。毎日が仕事が忙しいと言って時間に追われている人は、使える時間いっぱいまで作業を膨らませているわけです。

そういった場合は、あらかじめ時間を区切って別の目的のために時間を確保する「時間の天引き」をしてみましょう。

そうすると、パーキンソンの法則によって、限られた時間の中で仕事は終わりますし、時間の天引きで確保した時間は別の目的で使うことができます。

もし、本当は読書を1日30分したいけれども出来ていないとしたら、スケジューリングして予め読書のために時間を天引きして30分確保してしまいましょう。

時間効率を高める2つのテクニック

手帳

一日24時間しかないわけですが、ここでは一日を24時間以上に高めるテクニックを2つ紹介します。

テクニック1.同時並行に作業する

いわゆる「ながら作業」です。2つの作業を同時にすることですね。2つ別々にするよりも同時にすることで時間効率が倍になります。

ながら作業のポイントは、習慣になっている作業に別の作業を組み合わせること。

例えば、「歯みがき+読書」「トイレに座る+スマホでニュース閲覧」「入浴+SNS返信」といった感じです。

習慣になっている作業はほとんど頭を使わなくてもできるので、それと別の作業を組み合わせることはやりやすいです。

テクニック2.一石二鳥を狙う

何かの目的のために作業を行うわけですが、目の前の作業を2つの目的のために行います。

例えば、仕事で地方出張に出張する機会があれば、「1.仕事」と「2.グルメレポートのブログ記事作成」といった2つの目的のために「地方に行く」という作業をするといった感じです。

「1.料理の勉強」と「2.理想のパートナー探し」といった2つの目的のために「料理教室に行く」というのもいいですね。例として適切かはわからないですが(笑)

まとめ:24時間の時間の使い方を工夫する

一日24時間という資源はみんなに平等に与えられています。この使い方は人それぞれ。

Time is Life(時は命なり)

時間を上手に使うことができれば、人生を上手に生きることにつながっていきます。

時間の使い方は人それぞれですが、工夫することで本来よりも2倍も3倍も濃密な時間を過ごすことができます。

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